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Modalités de participation
MODALITES DE PARTICIPATION A L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 18 DECEMBRE
2025
Participation à l’Assemblée Générale
Les actionnaires peuvent prendre part à cette Assemblée Générale Ordinaire quel que soit le
nombre d’actions ou de parts dont ils sont propriétaires.
A. Formalités préalables à effectuer pour participer à l’Assemblée
Les actionnaires souhaitant participer à cette assemblée, s’y faire représenter ou voter par
correspondance, devront justifier de la propriété de leurs actions au deuxième jour ouvré
précédant l’Assemblée Générale, soit le 16 décembre 2025, zéro heure, heure de Paris, soit
dans les comptes de titres nominatifs tenus pour la Société par son mandataire, Société
Générale, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire habilité :
- pour l’actionnaire nominatif par l’inscription de ses actions sur les registres de la Société ;
- pour l’actionnaire au porteur, en faisant parvenir à l’établissement financier
centralisateur de cette Assemblée Générale, Société Générale – Service Assemblées, 32,
rue du Champ-de-Tir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 03, une attestation constatant la
propriété de ses titres, délivrée par l’intermédiaire habilité teneur de ses comptes.
Seuls les actionnaires justifiant de cette qualité au 16 décembre 2025, zéro heure, heure de
Paris, dans les conditions prévues à l’article R. 22-10-28 du Code de commerce et rappelées cidessus, pourront participer à cette assemblée.
B. Modes de participation à l’Assemblée
L’actionnaire a le droit de participer à l’Assemblée Générale :
- soit en y assistant personnellement;
- soit en votant par correspondance ou par Internet ;
- soit en se faisant représenter par toute personne physique ou morale de son choix,
assistant à l’Assemblée ;
- soit en se faisant représenter par le Président de l’Assemblée Générale.
Afin de faciliter leur participation à l’Assemblée, la Société offre à ses actionnaires la possibilité
de désigner ou révoquer un mandataire, ou de voter via la plateforme de vote sécurisée
« Votaccess ».
1. Les actionnaires désirant assister personnellement à cette assemblée pourront demander
une carte d’admission de la façon suivante :
— pour l’actionnaire au nominatif : demander une carte d’admission soit par courrier postal à
l’aide de l’enveloppe prépayée jointe à la convocation qui lui sera adressée en utilisant le
formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration, soit en se connectant à la
plateforme de vote sécurisée https://sharinbox.societegenerale.com/fr/ avec ses identifiants
habituels, pour accéder au site de vote (la carte d’admission sera alors mise à disposition de
l’actionnaire, selon son choix, sous format électronique imprimable ou par courrier postal), ou
se présenter le jour de l’assemblée directement au guichet spécialement prévu à cet effet
muni d’une pièce d’identité. L’actionnaire au nominatif inscrit depuis un mois au moins à la
date de l’avis de convocation recevra la brochure de convocation accompagnée d’un
formulaire unique par courrier postal, sauf s’il a demandé à être convoqué par voie
électronique.
— pour l’actionnaire au porteur : il pourra soit se connecter avec ses identifiants habituels au
portail Internet de son Teneur de Compte Titres pour accéder à la plateforme de vote
sécurisée Votaccess puis suivra la procédure indiquée à l’écran pour imprimer sa carte
d’admission, soit demander à l’intermédiaire habilité qui assure la gestion de son compte
titres, qu’une carte d’admission lui soit adressée. Dans ce dernier cas, s’il n’a pas reçu sa carte
d’admission, il devra demander à son teneur de compte titres de lui délivrer une attestation de
participation qui lui permettra de justifier de sa qualité d’actionnaire au deuxième jour ouvré
précédant l’Assemblée Générale, soit le 16 décembre 2025, zéro heure, heure de Paris, pour
être admis à l’assemblée.
Il est rappelé que l’attestation de participation est un moyen exceptionnel de participation
d’un actionnaire, réservé aux cas de perte ou de non-réception de la carte d’admission.
L’actionnaire n’est pas exempté de l’obligation de retourner le formulaire de participation
dûment complété. Ainsi, seules les attestations de participation établies dans les règles
définies par le Code du commerce, soit émises au deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée
Générale, soit le 16 décembre 2025, zéro heure, heure de Paris, seront acceptées le jour de
l’Assemblée Générale.
Les actionnaires au porteur et au nominatif doivent être en mesure de justifier de leur identité
pour assister à l’Assemblée Générale.
Pour faciliter le déroulement de l’Assemblée Générale, il est recommandé aux actionnaires de
se présenter en avance par rapport à l’heure fixée pour le début de l’Assemblée Générale. Au -
delà, leur accès en salle avec possibilité de vote, ne pourra être garanti. En effet, afin d’assurer
la bonne tenue du vote, des contraintes horaires de participation au vote en séance seront
appliquées. Ainsi, l’émargement pourra être clos jusqu’à une heure avant la mise au vote des
résolutions.
2. Les actionnaires n’assistant pas personnellement à cette assemblée et souhaitant voter
par correspondance ou par Internet, ou être représentés en donnant pouvoir au Président de
l’Assemblée, à leur conjoint ou à un autre actionnaire, ou à toute personne physique ou
morale de leur choix dans les conditions légales et réglementaires, notamment celles
prévues à l’article L. 225-106-I et L. 22-10-39 du Code de Commerce, pourront :
— pour l’actionnaire au nominatif :
o soit renvoyer le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration, qui lui
sera adressé avec la convocation, à l’aide de l’enveloppe prépayée, également jointe à la
convocation,
o soit voter par voie électronique, en se connectant, au site Internet
https://sharinbox.societegenerale.com/fr/;
— pour l’actionnaire au porteur :
o soit demander le formulaire, par lettre adressée à l’intermédiaire auprès duquel ses titres
sont inscrits, à compter de la date de convocation de l’Assemblée. Cette lettre devra être
parvenue au Service des Assemblées de Société Générale, au plus tard six (6) jours avant
la date de réunion de cette assemblée, soit, le 12 décembre 2025. Le formulaire unique
de vote par correspondance ou par procuration devra être renvoyé à l’intermédiaire
financier qui se chargera de le faire parvenir à Société Générale – Service Assemblées, 32,
rue du Champ-de-Tir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 03,
o soit voter par voie électronique, en se connectant, avec ses identifiants habituels au
portail Internet de son Teneur de Compte Titres pour accéder à la plateforme de vote
sécurisée Votaccess (selon les modalités décrites au point 4 ci-après) au plus tard le 17
décembre 2025 à 15 heures.
Les votes par correspondance ne seront pris en compte qu’à condition de parvenir trois (3)
jours au moins avant la date de l’Assemblée, soit, le 15 décembre 2025, à Société Générale –
Service Assemblées, 32, rue du Champ-de-Tir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 03. Il est précisé
qu’aucun formulaire reçu par la Société après cette date ne sera pris en compte.
Il est rappelé que tout actionnaire souhaitant se faire représenter doit transmettre ses
instructions à l’émetteur ou son mandataire, le centralisateur Société Générale, à l’aide du
formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration en indiquant précisément
ses coordonnées complètes ainsi que celles de son mandataire (nom, prénom et adresse). En
effet, tout mandat doit avoir été préalablement enregistré afin d’être recevable, trois (3) jours
au moins avant la date de l’Assemblée, soit, le 15 décembre 2025 au plus tard.
Il est précisé que pour toute procuration donnée par un actionnaire sans indication de
mandataire, le Président de l’Assemblée Générale émettra un vote selon les recommandations
du conseil d’administration.
3. La révocation du mandat s’effectue dans les mêmes conditions de forme que celles
utilisées pour sa désignation.
L’actionnaire peut révoquer son mandataire, étant précisé que la révocation devra être
effectuée par écrit et selon les modalités précisées ci-dessus. Pour désigner un nouveau
mandataire après révocation, l’actionnaire devra demander à Société Générale (s’il est
actionnaire au nominatif) ou à son intermédiaire habilité (s’il est actionnaire au porteur) de lui
envoyer un nouveau formulaire de vote par procuration, qu’il devra retourner, en y portant la
mention « Changement de mandataire » à Société Générale – Service Assemblées, 32, rue du
Champ-de-Tir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 03, trois (3) jours calendaires au moins avant la
tenue de l’Assemblée générale, soit le 15 décembre 2025.
La notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire peut également être
effectuée par voie électronique, selon les modalités suivantes :
— pour les actionnaires au nominatif pur ou administré : en se connectant sur le site Internet
https://sharinbox.societegenerale.com/fr/ avec ses identifiants habituels et en allant sur la
page « Mes Opérations – Assemblée générale de Malteries Franco Belges» puis enfin en
cliquant sur le bouton « Désigner ou révoquer un mandat », sur la plateforme de vote
sécurisée Votaccess.
Si un actionnaire n’est plus en possession de son identifiant et/ou mot de passe, il peut suivre
les indications données à l’écran pour les obtenir ;
— pour les actionnaires au porteur : soit en se connectant sur le portail Internet de leur
teneur de compte titres pour accéder à la plateforme de vote sécurisée Votaccess si
l’intermédiaire y est connecté, soit par courriel, en envoyant un email à leur intermédiaire
financier. Ce courriel devra obligatoirement contenir les informations suivantes : nom de la
Société, nom, prénom, adresse, références bancaires du mandant, ainsi que les nom, prénom
et si possible adresse du mandataire. L’actionnaire devra obligatoirement demander à son
intermédiaire habilité d’envoyer une confirmation écrite à Société Générale – Service
Assemblées, 32, rue du Champ-de-Tir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 03.
Afin que les conclusions ou révocations de mandats notifiés par voie électronique puisse nt
être valablement prises en compte, les confirmations devront être réceptionnées au plus tard
la veille de l’Assemblée Générale, soit le 17 décembre 2025, à 15 heures (heure de Paris).
4. Modalités du vote par Internet
L’actionnaire au nominatif se connectera au site Internet
https://sharinbox.societegenerale.com/fr/ en utilisant son code d’accès, nécessaire pour
l’activation de son compte Sharinbox By SG Markets. L’actionnaire retrouvera sur la page
d’accueil Sharinbox toutes les informations pour être accompagné dans cette démarche. Si
l’actionnaire a déjà activé son compte avec son adresse email définie comme identifiant, son
code d’accès n’est pas nécessaire et il utilise cette adresse email pour se connecter.
Son mot de passe lui a été envoyé par courrier à l’ouverture de son compte nominatif chez
Société Générale ou ces derniers jours par courrier. Si cela n’est pas fait, l’actionnaire active
son compte pour bénéficier de la nouvelle version d’authentification. En cas de perte ou
d’oubli de ce mot de passe, il suit la démarche proposée en ligne sur sa page
d’authentification.
L’actionnaire devra ensuite suivre les instructions dans son espace personnel en cliquant sur le
bouton « Répondre » de l’encart « Assemblées Générales » de la page d’accueil puis sur
« Participer » pour accéder au site de vote.
L’actionnaire au porteur se connectera, avec ses identifiants habituels au portail Internet de
son Teneur de Compte Titres pour accéder à la plateforme de vote sécurisée Votaccess et
suivra la procédure indiquée à l’écran.
Le vote par Internet sera ouvert du 3 décembre 2025 à 9 heures au 17 décembre 2025 à 15
heures (heure de Paris). Afin d’éviter toute saturation éventuelle, il est recommandé aux
actionnaires de ne pas attendre la date ultime pour se connecter.
5. Changement de mode de participation
Conformément aux dispositions de l’article R. 22-10-28 du Code de commerce, lorsque
l’actionnaire aura déjà exprimé son vote par correspondance, demandé sa carte d’admission
ou une attestation de participation pour assister à l’Assemblée, il ne pourra plus choisir un
autre mode de participation à l’Assemblée. Ne seront pas admises à assister à l’Assemblée les
personnes n’ayant pas justifié de leur qualité d’actionnaire ou mandataire.
Un actionnaire ne peut assister en personne à l’Assemblée, y voter pour une partie de ses
actions et, simultanément, désigner un mandataire pour voter au titre du solde de ses actions ;
un actionnaire qui assiste personnellement à l’Assemblée ne peut utiliser d’autre technique de
vote que de voter lui -même pour l’intégralité de ses titres.
6. L’actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance ou envoyé un pouvoir peut à tout
moment céder tout ou partie de ses actions. Cependant, si le transfert de propriété intervient
avant le deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée à zéro heure, heure de Paris, la Société
invalidera ou modifiera en conséquence, selon le cas, le vote exprimé à distance, ou le pouvoir.
À cette fin, l’intermédiaire habilité teneur de compte notifie la cession à la Société ou à son
mandataire et lui transmet les informations nécessaires.
Aucun transfert de propriété réalisé après le deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée à
zéro heure, heure de Paris, quel que soit le moyen utilisé, n’est notifié par l’intermédiaire
habilité ou pris en considération par la Société, nonobstant toute convention contraire.
Demande d’inscription de points ou de projets de résolution
L’examen par l’Assemblée des points ou des projets de résolutions déposés par les
actionnaires est subordonné à la transmission, par les auteurs, d’une nouvelle attestation
justifiant de l’inscription en compte des titres dans les mêmes conditions au deuxième jour
ouvré précédant l’Assemblée à zéro heure, heure de Paris (soit au 16 décembre 2025, zéro
heure, heure de Paris). Si le projet de résolution porte sur la présentation d’un candidat au
conseil d’administration, il doit être accompagné des renseignements prévus au 5 de l’article
R. 225 -83 du Code de commerce.
Questions écrites et consultation des documents mis à la disposition des actionnaires
Conformément à l’article R. 225-84 du Code de commerce, tout actionnaire peut poser des
questions écrites au Président Directeur Général à compter de la mise à disposition des
documents aux actionnaires.
Ces questions doivent être adressées au siège social de la Société, par lettre recommandée
avec demande d’avis de réception ou par voie de télécommunication électronique à l’adresse
suivante : relationsactionnaires@malteriesfrancobelges.com. Les questions écrites doivent
être envoyées avant la fin du quatrième jour ouvré précédant la date de l’Assemblée Générale,
soit le 12 décembre 2025. Elles doivent être accompagnées d’une attestation d’inscription en
compte.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, tous les documents qui
doivent être tenus à la disposition des actionnaires dans le cadre des Assemblées Générales
sont disponibles, au siège social de la Société, dans les délais légaux, et, pour les documents
prévus à l’article R. 22-10-23 du Code de commerce, sur le site Internet de la Société.
Retransmission de l’Assemblée Générale
Conformément aux dispositions des articles L. 22-10-38-1 et R. 22-10-29-1 du Code de
commerce, l’Assemblée Générale fera l’objet, dans son intégralité, d’une retransmission
audiovisuelle en direct disponible via le lien suivant :
https://enlive.de/malteriesfrancobelges-ag2025/
Un enregistrement de l’Assemblée Générale sera consultable sur le site internet de la Société
conformément aux dispositions légales et règlementaires, au plus tard sept (7) jours ouvrés
après la date de l’Assemblée et pendant au moins deux ans à compter de sa mise en ligne.
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